August 02, 2012

Gestion du temps : 5 trucs pour gagner une heure par jour au boulot.

Travailler mieux pour travailler moins ? C’est possible grâce à quelques astuces et un peu de discipline. L’optimisation de vos outils informatiques, la gestion de votre emploi du temps, la nutrition ou encore le sport peuvent vous aider à gagner de précieuses minutes chaque jour.



1. Je configure mon PC pour ne pas être dérangé

Savez-vous qu’un être humain peut se concentrer efficacement entre 30 et 45 minutes d’affilée en moyenne ? Pas mal… mais malheureusement la réalité de la vie en entreprise est toute autre. En effet, une étude réalisée par Sciforma révèle qu’un salarié est interrompu en moyenne toutes les 12 minutes par un mail ou un SMS !

Ainsi, Laurence Einfalt, coach en organisation à la tête de l’agence Jara, conseille à ses clients d’observer une certaine rigueur pour réussir à gagner une heure par jour. « On peut, par exemple commencer par supprimer les alarmes de messagerie qui distraient en permanence. » Une bonne résolution que l’on peut appliquer à avec ces logiciels qui vous divertissent à longueur de temps.

2. J’identifie les "voleurs de temps"
« Gérer son temps, c’est agir pour mieux contrôler les événements », résume Charline Licette, auteure du livre Savoir gérer son temps. Cette coach en efficacité personnelle invite chacun à identifier ses « voleurs de temps » internes et externes.

Dans son ouvrage, elle propose un test de 20 questions simples pour établir un premier diagnostic personnel. Mon bureau est-il plutôt bien rangé ? Est-ce que je sais écourter une conversation téléphonique ? Lorsque je travaille sur un dossier important, suis-je capable de dire non à ceux qui me sollicitent ? Suis-je capable de définir des objectifs précis ? Ou encore, mon agenda est-il à jour ? Au passage, toutes ces questions constituent d’excellentes pistes de réflexion.
Le choix d’outils informatique adaptés à votre activité permet de gagner un temps précieux. On peut avoir accès à ses dossiers partout grâce au cloud computing qui, avec des services de stockage en ligne comme Dropbox ou SugarSync, permet de consulter ses fichiers importants à partir d’un navigateur internet ou de son smartphone. Un site comme Pearltrees permet d’organiser ses marque-pages par thèmes de façon ludique. Ou encore, le site Writethat.name permet d’enrichir son carnet d’adresses sans effort.

3. J’alimente correctement mon cerveau
« L’alimentation seule ne fait pas tout, mais elle entre pour une grande part dans la bonne marche du système nerveux », explique le docteur Luc Bodin, auteur du livre Bien Nourrir son cerveau.

Un repas lourd ou mal équilibré peut, à lui seul, provoquer des chutes de concentration ou des accès de fatigue. À l’inverse, les vitamines B, c’est-à-dire les céréales entières, les légumes verts et les produits laitiers par exemple, sont essentielles au bon fonctionnement des cellules cérébrales. Une plante comme le ginkgo biloba, en infusion, est également très utile à la concentration car elle augmente l’irrigation des cellules.

Mais le cerveau a aussi ses règles : c’est au début de la matinée et entre 16 h et 18 h qu’il est le plus frais et le vif, donc le plus disponible pour les tâches les plus importantes.

4. Je manage mon sommeil à la maison… et au bureau
Il va sans dire que le corps récupère et se régénère par le sommeil. Mais une bonne nuit ne fait pas tout. De nombreuses entreprises américaines se sont ainsi converties au concept du power nap, c’est-à-dire la « sieste revigorante ».
« La sieste rend plus efficace et permet de gagner du temps, confirme Bruno Comby, spécialiste de la santé préventive et auteur de l’Éloge de la sieste. C’est pourquoi les hommes d’affaires surbookés, mais aussi hommes politiques, chanteurs et artistes encouragent sa pratique. » Études scientifiques à l’appui, la sieste favoriserait la productivité du salarié…

5. Et surtout, je fais des pauses !
En attendant de convaincre votre employeur des vertus du sommeil, ne lésinez pas sur de courtes pauses pour gagner encore plus de temps. Après une plage de réflexion intense, il est impératif de s’arrêter pour s’oxygéner les neurones. Cinq petites minutes suffisent.

« Pour un meilleur résultat, livrez-vous à une petite activité musculaire qui active le sang donc l’apport de carburant au cerveau », suggère le coach sportif Thierry Bredel. Ni vu ni connu, vous pouvez simplement monter ou descendre un escalier, en soufflant à fond pendant l’effort. « D’ailleurs, si vous êtes déconcentré, il suffit parfois de se lever et de faire quelques étirements pour que votre concentration revienne. » Efficacité garantie !

Céline Chaudeau.

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